Las empresas dedicadas al transporte de bienes o personal, tienen requerimientos especiales adicionales en su administración que las distinguen de la mayoría de las empresas de actividad corriente.
Las diferencias radican en el control estricto que debe ejercerse sobre los servicios prestados y sobre el personal que lo presta, sobre los equipos y vehículos que se utilizan y sobre los gastos inherentes a las operaciones.
Por esta razón se hace indispensable el módulo adicional de Transporte que se Integra al Sistema Administrativo. Este, permite conservar registros de los Choferes, los Vehículos, los tipos de Carga, los Orígenes y Destinos, los Clientes y los Fletes asociados. A su vez, permite crear un registro histórico de cada viaje realizado, a quien se le hizo, que chofer manejó, que vehículo usó, que carga transportó, cuanto se le cobró, que documentos del cliente se le asociaron como comprobante de solicitud o guía de traslado y cualquier información asociada.
Cada viaje registrado, conserva información respecto a el kilometraje recorrido, el combustible consumido, gastos de carga, descarga, caleta, tapado, pernocta, ferry o chalana, colaboraciones con la GN, etc…
EL sistema permitirá también controlar los adelantos realizados al chofer para que realice el viaje y posteriormente, deducirle lo correspondiente en su pago periódico.
Una vez transcurrido el período de tiempo acordado con el cliente, el sistema de transporte permite construir la factura de los viajes realizados, cuyas características ya conoce, evitando posibles errores, olvidos u omisiones en la cobranza. Viaje realizado, viaje que será cobrado.
El control de los pagos a los choferes también lo realiza el Sistema de Transporte. Cada viaje y cada adelanto que se registra es considerado, para que sea imposible cometer errores que afecten negativamente al trabajador o a la empresa.
El control del mantenimiento de los vehículos puede realizarse con la ayuda del sistema de transporte, que aparte de conocer exactamente que viaje que ha realizado cada vehículo, también lleva una bitácora de cada uno, donde aparece que actividad de mantenimiento se le ha hecho en cada momento, permitiendo auditarlo al detalle.
La elaboración de facturas personalizadas es una facultad del sistema de transporte. Cada cliente podría solicitarle un formato completamente diferente y el programa permitirá adaptarse a cualquier requerimiento particular. Facturas resumidas o con máximo detalle, documentos adicionales y anexos etc.
La verificación de fecha de vencimiento de seguros y certificaciones tanto del chofer como del vehículo son parte de las actividades adicionales pero no menos ùtiles que el Mòdulo de transporte le ayudará a vigilar, evitándose así multas e inconvenientes durante las contingencias.
