Documentar el Sistema Administrativo

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Documentar el Sistema Administrativo

Notapor Pedro Chacin » Lun, 27 Jun 2016, 15:26

Para obtener el máximo de eficiencia en sus operaciones, el sistema debe conocer a plenitud, en la medida de lo posible, las características de su organización; por ejemplo, al momento de efectuar una venta, se ahorrará mucho tiempo si el sistema conoce previamente los datos del cliente a quien le venderá, los datos de los productos o servicios que le venderá, los datos del vendedor que le venderá, las características del pago, el monto del impuesto que origina la transacción, etc. De esta manera, usted deberá documentar al sistema antes de iniciar sus operaciones con el mismo.

No existe una forma única de realizar esta operación y la que a continuación le sugeriremos puede ser aplicada parcialmente según la naturaleza de su empresa, la naturaleza de sus necesidades actuales, el tiempo con el que cuenta y cualquier otro factor que influya.

1. Puede empezar definiendo los datos de su empresa, tales como dirección, teléfonos, representante legal, etc.. (Vea Configuración de Parámetros)

2. Defina las alicuotas de impuesto al valor agregado que actualmente afectan las operaciones comerciales. Por lo general se encuentran definidas por defecto en la instalación inicial. ( Vea Gestión de Alicuotas )

3. Defina las formas de pago que usted emplea en sus transacciones comerciales, ya sea en las compras o en las ventas, por ejemplo, Contado, Crédito a 15 días, etc... Por lo general, se encuentran definidas algunas comunes en la instalación inicial. ( Vea Gestión de Formas de Pago )

4. Defina las zonas dónde realiza su gestión comercial. Si su empresa es pequeña, puede definir una sola área, o puede dividir en sectores, el lugar dónde se desenvuelve comercialmente. Para las empresas medianas, quizás sea conveniente tomar en cuenta nombres de ciudades o pueblos. Una empresa muy grande posiblemente usaría países. Esto le permitirá clasificar a los clientes en función a su ubicación geográfica. ( Vea Gestión de Zonas )

5. Identifique en el sistema a las personas que ejercerán funciones específicas, ya sea de compra, de venta, gerencia o supervisión. ( Vea Gestión de Cargos )

6. Defina a los trabajadores de la empresa, incluso aquellos a los que ha definido en cargos previamente. (Vea Gestión de Trabajadores)

7. Utilice el Clasificador de productos e Insumos para definir la estructuras en las que organizará su inventario de productos y/o insumos, así como los productos e insumos mismos. ( Vea Clasificador de Productos e Insumos )

8. Como último paso de documentación, pero no el menos importante, haga un registro de entrada auxiliar con el nivel actual de existencia o inventario inicial a cada producto, valiéndose del formulario de entradas auxiliares. ( Vea Entradas Auxiliares a Inventario )

Con estos ocho pasos el sistema estará listo para iniciar operaciones. Podrá entonces registrar rápidamente sus compras, sus ventas, elaborar presupuestos, notas de entrega, notas de crédito, notas de débito, manejar sus cuentas por cobrar, sus cuentas por pagar, sus gastos, sus bancos, los pagos a sus empleados, etc...

En cada formulario, usted podrá presionar la tecla F1 y recibir asistencia o valiosos consejos para el mejor desempeño en el proceso de documentación del sistema.
Pedro Chacin
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